직원들이 물품을 구입하거나 회식비 등을 지출하는데 있어서 간혹 3만원 초과분에 대하여 간이영수증을 가지고 오거나, 애초부터 지출증빙을 수취하지 못하는 경우가 종종 발생하는바, 이 처럼 지출증빙이 없는 경우 비용을 인정 받을 수 없는지, 인정 받을 수 있다면 세무서로부터 인정받기 위해서 필요한 증빙서류는 무엇이 필요한지 알아보겠습니다.

법인세법 제116조 "지출증명서류의 수취 및 보관" 규정은 사업자가 적격증빙을 수취하지 못하거나 지출증빙을 수취하지 못한 경우에도 거래 사실을 확인할 수 있는 객관적인 증빙서류를 수취 보관하여 거래사실이 확인되는 경우에는 법인의 손금에 산입할 수 있으나, 증빙불비가산세를 부담해야 하는 것으로 규정하는 것이므로 사업자가 적격증빙을 수취하지 못하였다는 이유만으로 손금 인정 자체를 하지 않겠다는 것은 아니라는 것입니다.

법인의 지출증빙서류 수취와 손금의 관계에 관한 국세청 예규는 다음과 같습니다.

법인이 업무와 관련하여 지출한 비용에 대해 정규지출증빙서류를 수취하지 아니한 경우에도 다른 객관적인 자료에 의해 그 지급사실이 확인되는 경우에는 각 사업연도 소득금액 계산상 손금산입이 되는 것임. -법인, -서면인터넷방문상담2팀-1214, 2007.06.25-

따라서, 세법에 요구대로 사업자가 업무와 관련하여 지출한 비용에 대하여 적격증빙을 수취하지 않은 경우에도 일반영수증이나 입금표 거래명세서 등 다른 객관적인 자료에 의해 그 지급사실이 확인되는 경우에는 이를 손금으로 인정받을 수 있다는 것입니다.

과세당국 입장에서는 법인이 경비를 지출하는 경우 정상적인 법인의 업무와 관련하여 지출되는 것으로 볼 수 있으나 “대외적인 증빙으로 세법에서 인정하는 것은 법적으로 정한 정규증빙뿐만 아니라 그 거래 사실 등까지 입증되는 모든 객관적인 증빙”을 통하여 법인의 비용임을 입증해야 한다고 요구하고 있습니다.

결국, 과세당국은 사업자가 법적으로 정한 적격증빙을 수취했다 하더라도 해당 비용이 법인의 업무와 관련하여 정당하게 지출되었다는 것을 법인의 입증책임 규정에 의하여 사업자가 스스로 입증할 수 있어야 손금으로 인정해 준다는 것입니다.

법인세법 기본통칙 4-0…2 "법인의 입증책임"에서 규정하고 있는 내용은 다음과 같습니다.

법인세의 납세의무가 있는 법인은 모든 거래에 대하여 거래증빙과 지급규정, 사규 등의 객관적인 자료에 의하여 이를 당해 법인에게 귀속시키는 것이 정당함을 입증하여야 한다. 다만, "사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위내의 비용과 당해 법인의 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위내의 지출"은 그러하지 아니한다.

결론은, 실무적으로는 해당 비용이 법인의 비용이라는 것을 입증할 수 있는 "지출증빙미수취사유서" 등 객관적인 입증자료를 갖추게 된다면 적격증빙을 미 수취한 부분에 대해 거래자체가 실제로 이루어 진 경우일 것이므로 가공 경비를 계상하여 비자금을 조성하거나 부당행위 등이 있는 것으로 과세당국의 의심을 사게 되어 손금부인을 당하지 않을 것이나, 증빙불비가산세를 부담하게 되는 문제가 발생하는데,

경리실무자들은 가산세 부담이 소액으로 예상되는 경우에는 직원들이 적격증빙을 수취하지 못하거나, 지출증빙을 수취하지 못한 거래에 대하여 변칙으로 평상시 쉽게 구할 수 있는 빈 간이영수증으로 3만원 미만으로 무조건 나누어서 처리하는 행위보다는 해당 비용이 법인의 비용이라는 것을 입증할 수 있는 회식비 지출내역서 등 내부통제서류와 같은 객관적인 입증자료를 갖추어 손금부인을 최소화 시킬 수 있는 절차가 더 필요하다는 것이 중요하다는 점을 유념해야 할 것입니다.