분개에서 합계잔액시산표까지

회계처리 방법에 있어 ~ 1. 펜을 들고 일일이 수기로 하는 방법(약칭 “수기장부”라 함. 요즘은 대부분 엑셀로 하고 있지요..)과   2. 컴퓨터 앞에서 회계프로그램을 이용하여 전산으로 하는 방법(약칭 “전산장부”라 함)이 있겠습니다.

여때가지 여러분과 같이 공부했던 내용들은 모두  수기로 하는 방법을 가정한 것들이었습니다.
그렇다면 전산회계프로그램을 이용하게 되면 여태까지 공부한 내용이 어떻게 바뀌는지를 알아야 현재 여러분이 사용하는 전산회계프로그램의 기능들이 개념적으로 여러분 머리속에 살아 숨쉬게 될 것입니다.

다음의 큰 흐름이 있는데, 각 단계별로 수기장부방법과 전산장부방법이 어떻게 적용되는지 보기로 합니닷!!.

  전표기록 -> 전표집계표작성 -> 일계표작성->  총계정원장작성  ->  시산표작성   

   1단계 :  전표기록단계 


회계상 거래가 세금계산서 등 증빙서류에 의해 확인이 되면, “수기장부”에서는 “전표”라는 종이딱지에 직접 펜으로 분개를 하게 되지만, “전산장부”에서는 세금계산서와 관련이 있는 거래(정확히 말하면 부가세신고와 관련되어 있는 거래)는 “매입매출전표입력”에서, 세금계산서와 관련이 없는 거래는 “일반전표입력”에서 분개를 하게 됩니다.

이하에서는 설명의 편의를 위하여 전산회계프로그램중 제일 유명한 “더존회계프로그램”을 활용하기로 합니다(싸부회계프로그램도 좋아요~^^).

위의 이미지에서 전표입력화면이 일반전표입력과 매입매출전표입력 2가지로 나뉘어 있고, 이중 세금계산서등 부가세신고와 관련이 있는 거래는 매입매출전표입력을 클릭하고, 기타의 거래는 일반전표입력을 클릭합니다.

 <일반전표입력>

세금계산서등 부가세신고와 관련이 없는 거래, 예를 들면 신문대금 12,000원을 지출한 경우에 회계프로그램상에서 다음과 같이 자판을 두두리면 전표종이에 펜으로 기록하는 수기장부와 동일한 효과가 있게 되죠.

더 자세히 설명하면, 위의 거래는 “현금지출을 수반하는 거래”이므로 수기장부에서, “출금전표”를 사용하여 대변의 현금계정과목을 따로 기록하지는 않듯이 전산장부에서도 같은 논리가 적용되고 있네요~.

위의 그림에서   “출금”이 보이죠?  이것이 바로 수기장부에서의 “출금전표”를 선택한 것과 같은 기능을 하게 만듭니다.
그 우측에 있는 “도서인쇄비”라는 계정과목은 차변을 의미하는가? 대변을 의미하는가?

당연히 출금전표 [(차변) 도서인쇄비 (대변) 현금]를 의미하므로, 도서인쇄비는 차변의 계정과목을 의미합니다.  그러면 대변의 현금은 전상상 어디에 기록되어 있을까? 위의 그림에서  “출금”으로 입력을 했다는 것이 바로 대변에 현금계정과목을 입력한 것과 동일한 기능을 하는 것이죠.(차변 대변 막 헷갈리세요? 돈나가면 오른쪽(대변)이죠)

 이와 같이 출금전표의 특성상 대변의 현금 계정과목은 따로 기록하지 않으므로, 위의 일반전표입력화면을 보면 12,000원을 입력한 화면이 딸랑 1줄임을 알 수있습니다. 만일 대체전표였다면, 차변과 대변을 각각 입력하여야 하므로, 그 다음줄이 한줄 추가 되었겠죠.

<매입매출전표입력>
세금계산서등 부가세신고와 관련이 있는 거래는 좀 복잡해요~. 여러분의 머리속에 우선 이것 하나는 명확히 구분할 줄 알아야 합니다.

[세무와 회계는  다른 것이다]. 세무는 글자 글대로 - 세금업무- 부가세신고 등 세법에 따른 업무만을 말하는 것이며, 회계는 굉장히 넓은 개념이긴 하지만, 여기서는 “분개”만을 의미하는 것으로 이해하면 되겠어요!!. 즉, 세무는 “부가세신고업무”, 회계는 “분개업무”를 의미하는 것으로 반드시~반드시~이해하셔야 합니다(강조 100번!!).

 위의 [매입매출전표입력]화면에서 “공급가액과 부가세”란은 오로지 “세무업무”를 위하여 세금계산서상 금액을 입력한 것입니다.

이 금액은 부가세신고서에 자동으로 입력되게 프로그램화되어 있으므로, 부가세신고시 별도의 신고서작성업무를 하지 않아도 되는 것이구요.

다음 “회계업무”를 위해서 우측에 있는 “분개”에서, 현금거래는 “현금”, 외상거래는 “외상”, 분개를 하단부분에 직접 하고 싶으면 “혼합”을 택하여 분개를 하면 됩니다.

   2단계 : 전표집계표작성 

전표에 기록된 거래를 총계정원장에 바로 전기(posting)하게 되면, 작은 기업은 실수가 별로 없겠지만 거래가 많은 기업의 경우는 오류도 많이 발생할 것이기 때문에, 전표에서 총계정원장으로 바로 전기를 하지 않고, 일단 전표를 각 계정과목별로 따로 모아 정리하는 전표집계를 작성하는 절차가 있을 수 있습니다.

이러한 전표집계표는 전표의 종류에 따라 입금전표집계표, 출금전표집계표, 대체전표집계표로 나뉜고, 이러한 전표집계는 거래의 많고 적음에 따라 매일 하는 경우도 있고, 주간 또는 월간으로 하는 경우도 있을 수 있습니다.

수기장부에서는 전표를 하나하나 보면서 계정과목별로 이러한 전표집계표를 작성하여야 하는 고통이 있지만, 전산장부에서는 이러한 과정이 필요 없겠죠. 왜냐면 컴퓨터가 알아서 이러한 고단한 과정을 자동으로 해주기 때문입니다.

   3단계 : 일계표의 작성 

입금/출금/대체의 전표집계표를 매일 작성하여 이를 다시 정리한 표를 “일계표”라 하며, 매주간 하는 경우는 “주계표”, 매월간 하는 경우는 “월계표”라고 합니다. 정리하는 방식은 똑같고, 기간의 차이만 있을 뿐이죠.  일계표를 기준으로 설명을 계속하겠습니다.

일계표는 회사에서 하루동안 회계처리한 모든 거래들이 총정리되어 있는 “요약표”입니다.

이러한 일계표는 하루를 마감하는 성격이 있으므로, 경영자에게 보고할 중요한 보고서라 할 수 있겠습니다.

수기장부에서는 위에서 본 바와 같이 전표집계표을 작성한 후 다시 수기로 일계표를 작성하여야 하나, 전산장부에서는 전표입력만 하면, 다음과 같이 자동으로 일계표가 출력되게 됩니다.

2015년 12월 1일의 위의 일계표를 보고 암호를 해독해보자.

(1) 복리후생비 80,0000원이 [차변]의 [현금]란에 기재되어 있군요
이것은 전표입력시 대체전표가 아니라 “출금전표”를 사용하여 차변에 복리후생비, 대변에 현금을 처리했음을 의미한다.
이 경우 대변의 현금계정은 일계표에 기재하지 않는 것에 주의하세요. 그 이유는 아래의 금일잔고 계산방식을 보면 이해할 수 있을 것입니다.

(2) 금일잔고
[현금]계정의 금일잔고(889,780)는 전일잔고(984,667) + 일계표대변의 금일소계(0) – 일계표차변의 금일소계(94,887)를 계산하여 기록됩니다.

   4단계 : 총계정원장의 작성 

계정과목별로 일계표상의 차변합계금액과 대변합계금액을 총계정원장에 전기(posting)합니다.

위의 일계표상에서 현금 계정과목의 차변금액과 대변금액이 같은날 12월 1일에 총계정원장에 전기된 결과는 다음과 같다.

   5단계 : 시산표(試算表, trial balance)의 작성 

분개는 항상 차변과 대변에 같은 금액을 기록하는 절차(대차평균의 원리)이므로, 이러한 분개들이 1년내내 수없이 많이 발생한다 하더라도, 모든 계정과목을 한군데 모아놓으면~ 역시 차변총계와 대변총계는 일치하게 되어 있죠.

이와 같이 분개처리 자체와 총계정원장에의 전기가 정확히 이루어져 차변총계와 대변총계가 일치하는 지를 테스트할 필요가 있는데, 이러한 이유로 총계정원장에 있는 모든 계정과목의 차변총계와 대변총계를 한 곳에 모아 정리한 표를 바로 “시산표”라 합니다.

시산표의 양식은 계정과목별로 차변총계와 대변총계만을 보여주는 “합계시산표”와 계정과목의 잔액(차변총계에서 대변총계를 차감한 금액)만을 보여주는 “잔액시산표”, 두가지 모두를 함께 보여주는 “합계잔액시산표”가 있습니다.



합계잔액시산표에는 “모든” 계정과목의 잔액이 나타나 있으므로, 이중에서 자산,부채와 자본 계정의 잔액을 다시 정리하면, 재무상태표가 될 것이고, 수익과 비용 계정의 잔액을 정리하면 손익계산서가 만들어 질 것입니다.

결국 시산표는 1. 분개와 전기의 정확성 테스트목적과  2. 재무상태와 영업성과를 파악하는데 유용한 기능을 제공하고 있는 것이죠.

특히 오늘날과 같이 전산회계프로그램이 발달한 경우는 분개와 전기를 하는데 있어서 오류가 발생할 가능성이 없으므로,
시산표는 결국 회사의 재무상태와 영업성과를 파악하는 도구로 사용되고 있습니다.


감사합니다~~^^